In een eerder artikel gaven we al aan dat het opstellen van algemene voorwaarden de eerste stap is, maar dat het minstens net zo belangrijk is dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. In dit artikel vertellen we je alles over de toepasselijkheid van jouw algemene voorwaarden op de overeenkomsten met jouw zakelijke relaties (hierna: contractspartij).
Aanbod en aanvaarding
Net zoals bij andere overeenkomsten geldt ook voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden dat er sprake moet zijn van aanbod en aanvaarding. Een goed voorbeeld van een aanbod is een offerte. Door in de offerte te vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, vormen ze een onderdeel van het aanbod. Wanneer de contractspartij de offerte (en dus ook de algemene voorwaarden) aanvaardt, dan stemt zij in met het volledige pakket: de inhoud van het aanbod en de bijbehorende algemene voorwaarden.
Voor toepasselijkheid is het dus niet noodzakelijk dat de contractspartij expliciet de algemene voorwaarden aanvaardt. Dit betekent dat de contractpartij niet nadrukkelijk “ja” hoeft te zeggen tegen de voorwaarden om ze geldig te maken. Bovendien stelt het Burgerlijk Wetboek (boek 6) niet als eis dat de contractspartij de inhoud van de voorwaarden kent of deze gedetailleerd heeft doorgenomen. Zolang de voorwaarden op een juiste manier beschikbaar zijn gesteld en duidelijk is dat ze deel uitmaken van de overeenkomst, zijn ze juridisch bindend.
Tijdig aanbieden
Bovenstaande brengt ons dan ook meteen tot het volgende punt. De algemene voorwaarden moeten op de juiste manier beschikbaar worden gesteld aan de contractspartij. Het is hierbij van belang dat ze tijdig worden aangeboden. Dit betekent dat de algemene voorwaarden vóór of op het moment van de aanvaarding van het aanbod beschikbaar moeten zijn voor de contractspartij. De contractspartij moet de mogelijkheid hebben gehad om ze in te zien. Het aanbieden van de algemene voorwaarden bij het overleggen van de offerte is dus het meest geschikte moment. Als de voorwaarden later worden verstrekt—bijvoorbeeld pas na het sluiten van de overeenkomst—kan de contractspartij zich beroepen op het niet van toepassing zijn van de voorwaarden, omdat zij er niet eerder kennis van heeft kunnen nemen.
Wat als de contractspartij haar algemene voorwaarden wil laten gelden?
In de praktijk komt het ook wel eens voor dat de contractspartij haar eigen algemene voorwaarden willen laten gelden in een overeenkomst. In boek 6 van het Burgerlijk Wetboek is bepaalt hoe hiermee moet worden omgegaan: als het aanbod en de aanvaarding naar verschillende sets van algemene voorwaarden verwijzen, geldt dat de eerste set voorwaarden voorrang heeft, tenzij contractspartij jouw voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst.
Wat houdt “uitdrukkelijk van de hand wijzen” in?
Om de eigen voorwaarden geldig te maken, moet de contractspartij duidelijk aangeven dat zij jouw voorwaarden niet accepteert. Het moet voor jou ondubbelzinnig duidelijk zijn dat de contractspartij alleen akkoord gaat als haar eigen voorwaarden gelden.
Voorbeeld uit de rechtspraak: Ondernemer en Contractspartij
Het Gerechtshof Amsterdam (hierna: Hof) heeft op 19 september 2023 een uitspraak gedaan waarin een ondernemer (hierna: Ondernemer) in het eerste contact met haar contractspartij (hierna: Contractspartij) duidelijk naar haar eigen algemene voorwaarden verwees. Contractspartij probeerde later in de correspondentie haar eigen voorwaarden van toepassing te laten zijn. Het Hof stelde echter vast dat de Contractspartij de voorwaarden van de Ondernemer niet uitdrukkelijk had afgewezen. Zonder die expliciete afwijzing kon de Ondernemer er redelijkerwijs vanuit gaan dat contractspartij akkoord ging met haar voorwaarden.
Omdat contractspartij niet duidelijk had gemaakt dat ze de voorwaarden van de Ondernemer afwees, werden de voorwaarden van de Ondernemer van toepassing op de overeenkomst.
Conclusie
Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat algemene voorwaarden daadwerkelijk van toepassing zijn op overeenkomsten met jouw contractspartijen. Dit vraagt om een zorgvuldige aanpak: vermeld jouw voorwaarden duidelijk in de offerte en zorg ervoor dat deze tijdig, vóór de aanvaarding, beschikbaar zijn gesteld. Zo kan de contractspartij ze inzien en geldt deze verwijzing als juridisch bindend.
Daarnaast is het goed om te weten dat wanneer een contractspartij haar eigen algemene voorwaarden wil laten gelden, de eerste verwijzing naar voorwaarden meestal voorrang heeft. Dit is niet het geval als de contractspartij jouw voorwaarden nadrukkelijk afwijst.
In de praktijk betekent dit dus dat jouw voorwaarden pas gelden als je ze vanaf het begin duidelijk beschikbaar stelt en eventuele andere voorwaarden tijdig en expliciet afwijst. Door deze stappen te volgen, vergroot je de kans dat jouw algemene voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn en je beschermen in de samenwerking met je zakelijke relaties.
Meer weten over hoe wij je kunnen helpen bij het opstellen van algemene voorwaarden of het van toepassing verklaren? Neem dan contact met ons op!
Gerelateerde artikelen:
–Hoe voldoe je aan de informatieplicht voor algemene voorwaarden?
