De vakantieperiode zit er weer aan te komen en dan is het voor werkgevers vaak niet alleen een hele puzzel om de personele bezetting op peil te houden, maar is ook van belang te weten op hoeveel vakantiedagen er nog recht bestaat.
Bij de meeste werkgevers is inmiddels wel bekend dat oude vakantiedagen na een bepaalde periode vervallen en dus niet meer opgenomen kunnen worden. Maar minder bekend is dat van een werkgever wordt verwacht dat hij zijn werknemers hierover actief dient te informeren, en dat bij gebreke daarvan de vakantiedagen niet komen te vervallen.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe de regeling luidt en hoe je die moet toepassen.
De wettelijke regeling
In de wet wordt onderscheid gemaakt tussen wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen is in feite de minimumaanspraak op vakantiedagen waar een werknemer recht op heeft. Bij een fulltime dienstverband zijn dat 20 vakantiedagen.
De bovenwettelijke vakantiedagen zijn de extra vakantiedagen waar een werknemer recht op heeft, bijvoorbeeld uit hoofde van een CAO of omdat dit zo is afgesproken in de arbeidsovereenkomst. Wat in de praktijk veel voorkomt is dat in de arbeidsovereenkomst staat opgenomen dat een werknemer (met een fulltime dienstverband) recht heeft op 25 vakantiedagen. Dat wil dan zeggen dat er sprake is van 20 wettelijke vakantiedagen en 5 bovenwettelijke vakantiedagen.
In de wet is bepaald dat de wettelijke vakantiedagen vervallen als deze niet zijn opgenomen binnen een half jaar ná het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dit betekent dat de wettelijke vakantiedagen die over het jaar 2020 zijn opgebouwd, en die op 1 juli 2021 nog niet zijn opgenomen, komen te vervallen. Voorwaarde voor het verval van de wettelijke vakantiedagen is dat de werkgever de werknemer in staat moet hebben gesteld om de vakantiedagen op te nemen.
Bovenwettelijke vakantiedagen vervallen niet maar verjaren pas na 5 jaar nadat ze zijn opgebouwd.
Waarschuwingsplicht
Bij een vervaltermijn is het normaal gesproken zo, dat dit als een soort automatisme werkt. Het rechtsgevolg van verval treedt automatisch in werking zonder dat je daar iets voor hoeft te doen. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft echter in november 2018 een tweetal uitspraken gedaan waardoor het bij vakantiedagen zo is, dat die niet altijd en zonder meer komen te vervallen als ze niet tijdig zijn opgenomen. De achterliggende reden van deze uitspraken houdt verband met het feit dat het van groot belang wordt geacht, mede ook om werknemers tegen zichzelf in bescherming te nemen, dat een werknemer daadwerkelijk vakantie opneemt om op die manier uit te rusten of bij te komen van het werk. Dat wordt de recuperatiefunctie genoemd. Mede daarom heeft het Europese Hof bepaald dat een werkgever verplicht is om zijn werknemers er tijdig op te wijzen dat ze hun wettelijke vakantiedagen op tijd dienen op te nemen. Als een werknemer vervolgens, ondanks die waarschuwing, toch nalaat om zijn wettelijke vakantiedagen tijdig op te nemen, komen die vakantiedagen pas te vervallen.
De werkgever moet zijn werknemers er dus tijdig op wijzen c.q. waarschuwen, dat de wettelijke vakantiedagen tijdig moeten worden opgenomen en alleen dan zal sprake kunnen zijn van het vervallen van die vakantiedagen als de werknemer ze toch niet tijdig heeft opgenomen.
Wil je dus als werkgever voorkomen dat er vakantiestuwmeren ontstaan en gebruik maken van de vervalregeling van de wettelijke vakantiedagen, zorg er dan voor dat werknemers tijdig worden gewaarschuwd om vóór 1 juli hun oude verlofdagen op te nemen en dat bij gebreke daarvan de vakantiedagen zullen komen te vervallen. Ter vermijding van eventuele discussies is het overigens verstandig om de waarschuwing aan de werknemers schriftelijk te doen, zodat de werkgever ook over bewijs beschikt dat er tijdig is gewaarschuwd. Een eenvoudig berichtje via e-mail is overigens al voldoende om als geldige waarschuwing te worden aangemerkt.
