Een goed incassobeleid begint niet pas wanneer een klant niet betaalt. Het begint al bij de manier waarop je jouw betalingsafspraken en facturatieproces hebt ingericht.
Duidelijke afspraken vanaf het begin
Een solide incassobeleid begint al vóórdat je de factuur verstuurt. Heldere afspraken over betalingsvoorwaarden, levering en gevolgen van te late betaling zorgen voor zekerheid en voorspelbaarheid. Leg de afspraken juridisch goed vast in offertes, contracten en algemene voorwaarden. Zo voorkom je discussie over wanneer een betaling verschuldigd is, welke rente mag worden gerekend en wanneer je extra kosten in rekening kunt brengen.
Correcte en tijdige facturatie binnen jouw incassobeleid
Een correcte factuur is essentieel om je rechten te behouden. Denk daarbij aan de juiste factuurvermelding (zoals BTW-nummer, vervaldatum, betalingsreferentie en contactpersoon) en over hoe je facturen verstuurt. Door direct na levering te factureren en een duidelijke betaaltermijn te hanteren, geef je een professioneel signaal en vergroot je de kans op tijdige betaling.
Proactieve opvolging en aanmaning als onderdeel van een goed incassobeleid
Te laat betaalde facturen vragen om snelle, maar zorgvuldige actie. Een goed debiteurenproces bevat vaste herinnermomenten: van een vriendelijke betalingsherinnering tot een formele aanmaning. Maak gebruik van standaardbrieven – inclusief de verplichte veertiendagenbrief bij consumenten – zodat jouw opvolging voldoet aan de wet en tegelijkertijd professioneel overkomt.
Evenwicht tussen zakelijkheid en klantrelatie
Een strak debiteurenbeheer hoeft niet kil te zijn. Door op tijd, duidelijk en professioneel te communiceren, behoud je vaak de relatie met je klant, ook als er betalingsproblemen spelen.
Vragen over betaaltermijnen, goed geformuleerde algemene voorwaarden of de juiste manier van aanmanen? Wij kunnen je helpen. Ook kunnen we jouw standaarddocumenten zoals offertes, contracten en betalingsherinneringen juridisch controleren en verbeteren.
Met een goed ingericht debiteurenproces verklein je het risico op wanbetaling en behoud je gezonde klantrelaties, zonder dat je te laat ingrijpt.
