Reiskosten declareren op basis van de afstand tussen je woonadres en je werklocatie. Dat komt veelvuldig voor. Maar wat als een werknemer regelmatig vanaf een ander adres naar het werk reist en toch steeds de volledige afstand vanaf het woonadres declareert? Kan de werkgever de werknemer daarvoor op staande voet ontslaan? En wat als de werkgever de reiskostendeclaraties al heeft uitbetaald?
Dat kan onder omstandigheden inderdaad het geval zijn. Dat blijkt uit een recente uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden (ECLI:NL:GHARL:2026:6873).
Waar ging de zaak over?
De werkneemster was sinds juli 2023 in dienst bij een arbeidsbemiddelingsbureau als juridisch adviseur en werd bij verschillende gemeenten gedetacheerd.
In de arbeidsovereenkomst stond dat de werkneemster een vergoeding ontving voor iedere daadwerkelijk gereisde kilometer om op het werk te komen.
Tijdens een opdracht bij een gemeente declareerde de werkneemster steeds de reisafstand tussen haar woonadres en de werklocatie. In werkelijkheid verbleef zij regelmatig bij familie of vrienden en reisde zij vanaf die adressen naar haar werk. Daardoor declareerde zij meer kilometers dan zij daadwerkelijk had gereden.
Op 19 augustus 2025 werd de werkneemster op staande voet ontslagen wegens het opzettelijk en stelselmatig indienen van onjuiste reiskostendeclaraties.
De kantonrechter oordeelde dat het ontslag op staande voet niet rechtsgeldig was. Wel werd de arbeidsovereenkomst ontbonden vanwege een verstoorde arbeidsverhouding, onder toekenning van een transitievergoeding.
Hoe oordeelde het gerechtshof?
Volgens het hof was het ontslag op staande voet wél rechtsgeldig.
Een werkgever mag een werknemer op staande voet ontslaan als sprake is van een dringende reden. Daarvan kan sprake zijn wanneer het gedrag van de werknemer zo ernstig is dat van de werkgever redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat hij de arbeidsovereenkomst laat voortduren.
Het hof stelde vast dat de werkneemster bewust en herhaaldelijk meer kilometers had gedeclareerd dan zij daadwerkelijk had gereden. Volgens het hof was de afspraak in de arbeidsovereenkomst duidelijk: alleen daadwerkelijk gemaakte reiskosten kwamen voor vergoeding in aanmerking. Een aanvullende instructie van de werkgever was daarom niet nodig.
De werkneemster stelde dat zij een afwijkende mondelinge afspraak had gemaakt. Volgens haar mocht zij steeds de afstand vanaf haar woonadres declareren, ongeacht waar zij daadwerkelijk verbleef. Het hof vond echter onvoldoende onderbouwd dat die afspraak was gemaakt.
Uit de e-mailcorrespondentie bleek juist dat de werkneemster nog met haar werkgever in gesprek was over de gewenste vergoedingen. Bovendien had zij naast de volledige reiskostenvergoeding ook vergoedingen voor overnachtingen gedeclareerd, terwijl zij eerder had voorgesteld om óf een overnachtingsvergoeding óf de volledige reisafstand vergoed te krijgen.
Dat de werkgever de declaraties eerder had verwerkt en betaald, maakte het oordeel niet anders. De werkgever wist namelijk niet dat de opgegeven kilometers niet allemaal daadwerkelijk waren gereden. De werkneemster mocht daarom niet aannemen dat de werkgever stilzwijgend met deze declaratiemethode had ingestemd.
Het hof concludeerde dat de werkneemster bewust en stelselmatig onjuiste declaraties had ingediend. Daarmee was sprake van een dringende reden voor ontslag op staande voet.
Had de werkgever niet te lang gewacht met het ontslag?
Een ander discussiepunt was of het ontslag op staande voet wel snel genoeg was gegeven.
Bij een ontslag op staande voet moet de werkgever voortvarend handelen. Volgens de werkneemster had haar werkgever al veel eerder signalen ontvangen dat zij regelmatig ergens anders verbleef dan op haar woonadres.
Het hof vond echter dat de werkgever niet te lang had gewacht. De eerdere signalen maakten nog niet duidelijk dat de werkneemster stelselmatig onjuiste reiskostendeclaraties indiende. Tijdens haar vakantie in juli en augustus 2025 kwamen aanvullende aanwijzingen naar voren dat zij niet of nauwelijks op haar woonadres verbleef. De werkgever wilde haar vervolgens zelf horen voordat een beslissing werd genomen. Dat gesprek vond plaats op de eerste ochtend na haar terugkeer van vakantie, op 19 augustus 2025. Aan het einde van het gesprek werd zij op staande voet ontslagen.
Volgens het hof had de werkgever voldoende voortvarend gehandeld. Het was gerechtvaardigd om eerst nader onderzoek te doen en de werkneemster de gelegenheid te geven haar kant van het verhaal toe te lichten.
Werkneemster moet duizenden euro’s terugbetalen
De uitspraak had grote financiële gevolgen voor de werkneemster.
Omdat het ontslag op staande voet alsnog rechtsgeldig werd verklaard, moest zij verschillende bedragen aan haar werkgever terugbetalen. Daarnaast werd de werkneemster veroordeeld tot betaling van proceskosten en wettelijke rente over de toegewezen bedragen.
Het hof vond het gedrag van de werkneemster bovendien ernstig verwijtbaar. Daardoor had zij geen recht op de eerder toegekende transitievergoeding. Ook haar overige verzoeken werden afgewezen.
Wat betekent deze uitspraak voor werkgevers en werknemers?
Deze uitspraak laat zien dat het bewust en stelselmatig indienen van onjuiste reiskostendeclaraties verstrekkende gevolgen kan hebben.
Voor werknemers is het belangrijk om te controleren welke reiskosten volgens de arbeidsovereenkomst of toepasselijke regeling mogen worden gedeclareerd. Reis je regelmatig vanaf een ander adres naar je werk? Ga er dan niet zonder meer vanuit dat je de afstand vanaf je woonadres mag declareren. Maak eventuele afwijkende afspraken duidelijk en laat deze schriftelijk bevestigen.
Voor werkgevers onderstreept de uitspraak het belang van duidelijke declaratieregels en zorgvuldige controle. Ontstaan vermoedens van onregelmatigheden, dan moet voortvarend worden gehandeld. Dat betekent niet dat onmiddellijk ontslag moet volgen. Een werkgever mag onder omstandigheden eerst onderzoek doen en de werknemer horen, zolang daarbij geen onnodige vertraging ontstaat.
Of een ontslag op staande voet gerechtvaardigd is, hangt uiteindelijk altijd af van alle omstandigheden van het geval.
Vragen over ontslag op staande voet of een arbeidsrechtelijk geschil? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen graag.
